退職の案内の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

退職までの数十年、会社勤めをしてきた人の労をねぎらうのが慰労会です。「今までお疲れさまでした。」と感謝の意味も込めて退職のお祝いをしましょう。少しでも多くの人に参加してもらえるように、退職の案内を出しましょう。退職が近くなったら、主催者は準備を始めます。慰労会の日取りを設定し、準備するのは、会社の若い社員が中心となり行う場合が多いようです。

退職の案内は、定年退職をする人とそれ以外の参加者へそれぞれ手紙を送ります。その際は返信用はがきを同封しておきましょう。毎年退職者の慰労会を行っている場合は、どれくらいの規模で行うか参加人数がどれくらいか、ある程度把握できるでしょうから、場所は早めに押さえておくのがいいでしょう。特に人数が多い場合は、予約も難しくなるので早めに予約しておく必要があります。

場所と日程が決まったら、退職の案内を出しましょう。定年退職者は招待者になりますし、慰労会の主役ですので会費はとらない場合が多いようです。しかしそれ以外の人からは会費を集める場合が多いようです。退職の案内には、退職者へねぎらいの会を行うために多くの参加が必要な旨を書きましょう。今まで長年勤めてきた人へ感謝の意をこめてお祝いをすることも付け加えます。

できれば社員全員で、退職者の慰労会ができれば一番よいのですが、それぞれの都合もあり参加できない場合もあるかもしれません。そこで退職の案内状にも参加できるかどうか選択して返信してもらう必要があります。まず最初に、退職者慰労会の趣旨の言葉を書いたら、慰労会を行う日時をくわしく書きます。開始時刻だけではなく、開催時間帯も書くとよいでしょう。

次にどこで行うのか場所も書きます。そこの場所がわからない人もいるかもしれませんから、略地図も一緒に添えておきましょう。そして会費の金額を書きます。そして最後に出席か欠席かのどちらかを選んでもらうことになります。またその横に住所と氏名を書く欄を設けておきましょう。返信の期日を決めて、その日までに投函してもらうようにお願い文を書いておきましょう。

招待状が届いた人は、早めに都合が合うかどうかの確認をして返信はがきを出しましょう。準備する側はどれくらいの人数が集まるかどうか、少しでも早く確認し準備を始めたいと思っているので、退職の案内状が届いたらできれば一週間以内には返信はがきを送りたいものです。出席できる場合はよいですが、欠席する場合はひと言お詫びの言葉をそえておきましょう。

またどうしても慰労会に出席できない場合、退職者へもひと言声をかける必要があります。出席できないお詫びの言葉が大事です。慰労会へ参加できないことのお詫びを伝えておきましょう。特に個人的にお世話になった人ならなおさらです。その際は、退職者へお祝いの品を送るのもよいかもしれません。今までおせわになったお礼の意味も込めて、感謝の気持ちを伝えましょう。

退職の案内状は、退職を迎える人にも送ります。退職者へは返信はがきは必要ないでしょう。退職者の労をねぎらう会なので、基本的に退職者は全員参加で出席してもらうようにします。退職者には「今まで長年のお勤め、お疲れ様でした。」と退職の労をねぎらう言葉を書きましょう。そしてささやかながら、社員で退職慰労会を行うことを書きます。「ぜひご出席ください。」という言葉を添えましょう。

また退職を迎えられたのは、退職者本人の努力や苦労もさることながら、少なからずそばで支え続けた家族の力もあったことでしょう。特に退職者の妻を招いて一緒にお祝いをすることもよい方法です。退職の案内状に「ご夫婦おそろいでご参加ください。」という文章を付けることで退職者だけでなく家族にも喜んでもらえますので、ぜひ家族も一緒に招待しましょう。

退職の案内状を出して、返信はがきが戻ってきたらいよいよ本格的な準備の開始です。参加者のリストを作って、座席の配置図なども作成しなければなりません。参加人数も多くホテルなどを貸し切る場合は、ホテル側が準備してくれる場合もあります。慰労会の規模があまり大きくない場合は、社員で座席表などを準備する必要もあるので、早めに準備に取りかかりましょう。

また退職者へお祝いの品や花束なども準備しましょう。出席する人の人数により、料理や贈答品の予算が立てられます。しかし退職者は特別なので、料理も贈答品もワンランク上のものを準備することが大事です。退職の労をねぎらう会なので、「この会社に勤めてよかった。」と思ってもらえるような会にしなければなりません。ですから退職者は特別に準備を行います。

退職の慰労会は、退職者のための会ですので盛大に祝ってあげましょう。一生に一度しかないのですから、退職者にとっても心に残るものでなくてはなりません。特に今まで会社のために尽くしてきてくれた存在でもあるわけですから、感謝の気持ちでみんなでお祝いしましょう。参加できない場合も、直接ねぎらいの言葉をかけることが大事です。そして温かく送り出しましょう。

退職の案内状には基本となる書式や雛形があります。退職の案内状の例文などを参考にして、会社独自の退職の案内状を作成すればよいでしょう。小規模の慰労会であれば、自分たちですべて準備する必要がありますが、大規模な慰労会の場合は、貸し切るホテル側が準備してくれる場合もありますので確認しておきましょう。どちらにせよ早めに準備を始める必要があります。

退職の案内状を送るときには、慰労会を行う日時より3ヶ月前ぐらいには案内状を送付する必要があるでしょう。早めに準備にとりかかなければ、出席者も予定が入ってしまい、参加できなくなってしまう人が多くなってしまいます。ですから少しでもたくさんの人に参加してもらえるように、早めに退職の案内状を出しましょう。また、送付先の氏名や住所に間違いがないか確認して送りましょう。

退職慰労会は、長年会社に貢献し続けた人への感謝の気持ちを込めたものです。ですからできるだけ多くの人に参加してもらい、その労をみんなでねぎらいたいものです。ですからできるだけ早く退職の案内状を準備し、送付するようにしましょう。また案内状をもらったら、特別な理由がない限り、出席して退職者に感謝の気持ちを伝えることが大事です。みんなで温かく送り出してあげましょう。