相殺通知書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

この書類は相手の買掛金と売掛金とを相殺することの通知であり、この書類を持って、双方のツケを相殺しましょうということの通知ですから、後日まで証拠として残さなければならない類のものです。相手先はこの通知を受け取って経理処理へと回して処理を行います。無論、この通知の前には一定のやり取りがあるはずなので、書類が届いて処理に困るということはまずないものです。

相手先の法人名等を正確に書くところから始まります。日付と提出する側の所在地、名称も正確に記載し、法人印も正確に押印しなければなりません。また、売掛金、買掛金の相殺し合う額も記載します。相殺通知書という正式な文書、手紙ですから、言葉はビジネス言葉で問題はありません。馴れ馴れしいものは原則として適当ではないため、文面には特に注意が必要です。

相殺通知書では、双方が相手に対して保有するツケすなわち売掛金と買掛金とをなくしますよということが主旨のものです。したがって、金額等が抜け落ちていては要件を満たしません。また、相手先の法人名等は省略はせずに株式会社なども正式に略称を使用はしないものです。例文等は特にありませんが、一定の書式のの取って記載されていれば、通常は事足りるものです。

売掛金と買掛金とを相殺するという主旨のものです。通知書ですから、すでに送付する側にとっては決定事項のようなものです。その事実を相手に知らせるものですので、決まった事実を正確に記載します。雛形などは特にありませんが、記載しなければならない項目はある程度決まっています。相手先の所在地名称は正確に、送付元の所在地名称も同様に正確に記載します。

相殺通知書においては、原則としてお互いが持つ売掛金と買掛金とを相殺するものですが、場合によっては約束手形について相殺を依頼してくることがあります。事前に双方が徴性の上での決定事項であればよいのですが、期間が決まっている約束手形についてはその処理について十分な注意がなされなければなりません。間違っても裏書譲渡などをしないように注意しておくことが大事です。

相殺通知書を送る前に、双方が持つツケを相殺する場合はいいのですが、約束手形と相殺してほしいと言われる場合もあります。この場合、期日前に処理を行うことになりますが、現金化したりあるいは裏書手形として他者に渡さないといった配慮は必須です。事前の調整は必ず行われて実行されますが、その約束は必ず守られなければなりませんし、現金化しないように注意しなければなりません。

売掛金や買掛金以外で残額が生じる場合には、その扱いをどうするか文面に残す場合がまれにあります。相殺する金額だけを記載しておけば事足りるものですが、残りはどうするのかという疑問を双方が持たないように、事前に打ち合わせをして置いたうえでその扱いを明示するものです。この明示を双方が相手に対して求める場合もありますから、調整をしておくことは必須です。

売掛金と買掛金とを相殺した結果、まだ残額があることも当然ながらあり得る話です。その扱いについて取引先から明記を求められる場合が時々あり得ます。その場合に、どう処理をするのか確実に記載を求めてくることがあります。事前の調整の上で明記し、その記載事項に従って履行していきます。双方が納得した上でないと記載しても困りますから、調整が必要という話です。

期日の考え方について、元々売掛金も買掛金も期日は設けていません。お互いが信頼できる間柄でないと、そもそもこの掛けでの処理は行われないものです。この相殺を行う日付の明記も行い、その日付を持って処理を行っていきます。双方に経理面での処理が必要であることも明記し、忘れないようにしておくことが肝心です。この書面が証拠となるものですから、経理での保存が必要となります。

売掛金と買掛金とを相殺する日付についてです。この日付が双方に間違えていると、信憑性が問われるものになってしまいます。また、期日が特に月や年をまたがるようになると、利息の話などでもめることになりかねません。したがって、いつの時点で双方がこのツケを相殺するのか、はっきりと分かるようにしておきます。期日がない相殺通知書は一般的には無効になりかねないものです。

売掛金と買掛金との相殺における同意書とされる場合もあるこの相殺通知書ですが、一方的に送ることでも一定の有効性は担保されるものです。そもそもこの売掛金や買掛金は、お互いが信頼関係になければ発生しえないものです。したがって、相手先に昔のツケを相殺するからというだけでも、相手側はよほどのことがない限りは、承諾するものと考えられています。

お互いの信頼の問題です。売掛金も買掛金も将来に現金にできるものとして、資産や負債の処理がなされています。そのため、現金化できない場合には、貸し倒れということになります。一方的にこのツケについて処理を行うとされても、双方が信頼できると考えていたから処理がなされるものですから、送られてきても納得がいくものでしょう。無論、事前に打ち合わせや話がなかったなどの場合には苦情になるものです。

貸し倒れが発生した時の処理として行われる場合があります。売掛金や買掛金はまだ現金になっていないもので、いずれは現金にするものですが、その前に預金残高不足等で相手先が倒産する場合があります。弁護士が代理人となって処理を進めていく中で、一定の金額が払われる場合もあります。その場合は代理人弁護士を通じて相殺通知書という形で処理を行うこともあり得ます。

取引先同士だけで処理をすべて行うケースではないときです。通常貸し倒れが発生した場合には、原則としてそのツケは、戻ってこないものです。しかしながら、破産管財人等で弁護士が処理を行った結果、ある程度の返金が出来るという通知が来ることもあります。その場合に買掛金もある場合には、それと相殺するという形で通知がなされる場合がまれにあります。

売掛金も買掛金もお互い同士が信頼の上で成り立つ商取引の結果です。その結果としてツケがあるわけですから、そのツケをどう処理するのかは信頼の元で記載されなければなりません。必須項目はいつの時点で処理が行われるのかという点と、金額、通知日、相手先と自社等の記載です。正式な文書ですから、社印等の正式な押印も必須であると考えなければなりません。