源泉徴収票の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

源泉徴収とは、会社で給与や報酬を支払う人が、給与や報酬を支払う際に税金や社会保険料を差し引いて、税金の場合は国に、社会保険料の場合はその運営元に、納税義務者に代わって納入する制度です。この制度を利用している会社では、給与および報酬の支払人が、受取人である従業員に対して給与および報酬の支払金額と源泉徴収額を証明する書面を交付します。これが源泉徴収票です。源泉徴収票の交付は、給与、退職手当、公的年金の支払いにおいて行われています。

源泉徴収票は決められた雛形の中に必要事項を記入していく形式で作成するものであるため、手紙のように例文は存在しません。したがって、手紙のように書き出しや結びに使用できる言葉はありません。あえて書き出しと結びの言葉を挙げるとするならば、源泉徴収票の中には支払いを受ける者(受給者)と支払いを行う者(支払者)の住所と氏名を記載する欄が必ずあるので、書き出しの言葉としては「受給者の住所・氏名」が、結びの言葉としては「支払者の住所・氏名」が該当するといえるでしょう。

独身の給与所得者に対して交付する源泉徴収票には、まず給与受給者の住所、氏名、受給者番号を記入し、役職についている場合は役職名を記入します。その後、給与の支払金額、給与所得控除を除いた金額、適用する所得控除の合計額、源泉徴収税額を記入します。社会保険料等の負担金額、生命保険料の控除額、地震保険料の控除額、住宅ローン控除額の欄などは、受給者から提出を受けた年末調整関係の書類にしたがって記入します。そして、最後に受給者の生年月日と、支払者の所在地、氏名(会社名)、連絡先電話番号を記入すれば完成です。

給与所得者の源泉徴収票には、源泉徴収簿の内容をもとに記入する部分と、給与所得者である従業員から提出を受けた年末調整に関する申告書をもとに記入する部分があります。つまり、源泉徴収票の作成作業には、源泉徴収を行う側だけでなく、給与所得者も関与することになります。給与所得の源泉徴収票は2通作成し、このうち1通は税務署に提出されます。もし、年末調整の申告書の内容に誤りがあると、源泉徴収義務者に面倒をかけることになるので、申告書は必ず内容に間違いがないように仕上げて提出しましょう。

給与所得者に配偶者控除や扶養控除の対象者がいる場合の源泉徴収票には、前述の独身の給与所得者に対して交付するものに加えて、これらの控除に関する事項の記入が必要となります。例えば、本人、専業主婦、高校生の子ども1人の家族の場合、「控除対象配偶者の有無等」の欄には「有」の下の空欄に丸などの印をつけ、「控除対象扶養親族の数」の「その他」の左側と「16歳未満扶養親族」の下の空欄に「1」と記入します。その下の「摘要」の欄には配偶者と子の名前を記入し、子の名前の横には年齢などの高校生であることを示す内容を記入します。

給与所得者が配偶者控除や扶養控除の対象となる場合、これを源泉徴収票に反映させるためには、年末調整関係書類の一つである「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に配偶者や扶養親族についての情報を正しく記入して提出しなければなりません。源泉徴収者はこの申告書の内容をそのまま参照して源泉徴収票を作成し、税務署に提出します。そのため、申告書の記載内容に誤りがあると、本来適用されるべき控除が正しく適用されないことがあるので注意が必要です。

源泉徴収票は書面の形にして交付・提出をするのが一般的ですが、現在はデータのまま交付できる「電子交付」と呼ばれる方法も用いることができます。電子交付用の源泉徴収票は、国の電子申告・納税の特設ページで操作するか、専用のソフトウェアをインストールすることで作成できます。作成画面は紙の源泉徴収票と同じ雛形になっており、紙の源泉徴収票を作成する時と同じ手順で必要事項を入力し、入力終了後に電子署名を行えば、電子交付用の源泉徴収票が完成します。

源泉徴収票の電子交付は、紙の使用量を減らしてコストを削減させたいと考えている事業者にとって便利な方法です。ただし、電子交付を行うには従業員からの承諾が必要となっており、勝手に紙での交付をやめることができません。また、法令上では源泉徴収票は現在も書面による交付が原則となっており、納税義務者は電子交付されたものをプリントアウトして確定申告時の添付書類として使用することができません。ただし、国税庁が指定した方法で電子交付された場合に限り、電子申告時に添付書類として税務署に提出することができます。

源泉徴収票は、退職者に退職手当が支給される場合にも作成される場合があります。退職手当を支払った退職者に対して交付する源泉徴収票を作成する場合は、最初に退職手当支給者の住所、氏名、退職時点での役職名を記入し、その後退職手当の支払金額と、支払金額をもとに計算された所得税の源泉徴収税額と住民税の特別徴収税額を記入します。そして、退職所得控除の金額には勤続年数に応じた方法で計算した金額を記入し、その後勤続年数、就職日(入社日)、退職日、支払者の所在地・会社名・連絡先電話番号を記入します。

退職者に対して交付する源泉徴収票は「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」と呼ばれ、給与所得者のものとは別の書式のものが用いられます。この書類は源泉徴収票と特別徴収票が一体になっており、市町村民税と都道府県民税の特別徴収税額も記入するようになっているのが特徴です。また、受給者の住所は、現住所と1月1日時点の住所の2つ書かなければならないため、退職者が引越などで住所を変えた場合に、その住所を聞き出さなければならないことがあります。

公的年金の受給者に対しては「公的年金等の源泉徴収票」を作成して受給者に交付します。書き方は、まず受給者の情報記入欄については他の所得の源泉徴収票と同じように記入します。そして、その下の金額記入欄は、該当する区分の公的年金について、支給金額と源泉徴収した所得税の税額を記入します。下の「年金の種別」の欄には受給者に支払われた年金の種類を記入し、「社会保険料の金額」には支給した年金から特別徴収した社会保険料の金額を記入します。受給者が扶養控除や配偶者控除の対象になる場合は、該当する欄に印や人数を記入します。

公的年金等の源泉徴収票は、事業者が作成する給与所得や退職所得の源泉徴収票と比較すると記入事項が少なく、比較的簡素なものだといえます。作成は、基本的には年金や社会保険の運用元で管理している受給者の情報を参照しながら行っていきますが、扶養控除や配偶者控除に関する事項については受給者から扶養親族等申告書と呼ばれる書類の提出を受けなければなりません。申告書を記入は高齢者によって行われることを考慮し、源泉徴収票の作成作業も慎重に行う必要があります。

配偶者控除とは納税義務者に配偶者がおり、その配偶者の年収から導き出される所得金額が38万円以下になる場合に利用することができる所得控除です。また、扶養控除とは納税義務者に、本人と生計を一にしていて、給与所得控除後の所得金額38万円以下である親族がいる場合に、納税義務者の所得から一定金額が控除される制度です。ここでいう親族とは、配偶者を除く6親等内の血族もしくは3親等内の姻族のことを指します。

源泉徴収票の作成においては、金額の記入については特に間違えないように心がける必要があります。源泉徴収票は税務署が所得税の納税額を証明する書類として用いますが、交付を受けた人も様々な目的で用いる可能性があるからです。源泉徴収票が必要な場面としては、金融機関の住宅ローンや消費者金融のカードローンに申し込む場合、小さな子どもを保育園に入園させる場合、学校の就学援助制度を利用する場合が例として挙げられます。

源泉徴収票は、会社の帳簿書類や、給与や報酬の受給者から提供された書類などをもとに、記入漏れや内容の誤りがないように作成しなければなりません。また、源泉徴収票は1月末日までに従業員や退職者、年金受給者に対して交付をする義務があり、特定の要件を満たす受給者の分については税務署や市区町村にも提出する必要があります。源泉徴収票の作成義務と交付義務を怠ると、所得税法違反として処罰の対象となるので、源泉徴収票の作成義務は必ず履行しましょう。